« Il ne faut jamais remettre au lendemain ce qu'on peut faire le jour même ». Voilà un proverbe que l’on appliquerait aisément dans un monde rêvé, mais qui se révèle loin d’être simple à mettre en pratique dans la réalité. Que ce soit pour envoyer nos notes de frais, pour classer les dossiers papier qui traînent sur nos étagères depuis plusieurs mois ou pour avancer sur un projet, nous procrastinons. Mais est-ce là une fatalité ? Peut-on venir à bout de la procrastination au travail avec quelques bonnes méthodes ? Et si oui, comment s’y prendre ?

Les réponses dans cet article. À lire aujourd’hui (et non demain).

La procrastination au travail, c’est quoi au juste ?

On définit la procrastination comme un comportement qui nous pousse à retarder la réalisation d’une action. Elle se manifeste souvent par des pensées telles que “je le ferai demain”, “je suis plus efficace au dernier moment, ça peut attendre”. Selon Albert Moukheiber, docteur en neurosciences et psychologue, la procrastination n’est pas un manque de volonté. Elle se distingue de la flemme et de la paresse car l’intention est bien présente, mais c’est le passage à l’action qui ne se fait pas. Comment explique-t-on cela ?

Le chercheur Piers Steel s’est creusé les méninges pour tenter de comprendre ce phénomène. Son travail a abouti à l’équation de la motivation : Motivation = espoir de réussir x valeur / l’impulsivité x délai. Selon cette théorie, il existerait 3 éléments dans la procrastination :

• L’espoir : c’est la confiance en ses capacités pour arriver à réaliser la tâche en question ;
• La valeur : c’est l’intérêt que nous portons à la réalisation de la tâche. Cela revient à se demander si la récompense est à la hauteur de nos attentes ;
• Le délai : la récompense sera-t-elle rapide ou longue ?

Plus nous manquons de confiance en nous-mêmes, plus la récompense finale n’est pas si désirable et longue à atteindre, plus nous sommes tentés de procrastiner.

Au travail, sommes-nous tous des procrastinateurs ?

Toujours d’après l’étude menée par Piers Steel, 95% des humains procrastinent, mais seulement 20% seraient des procrastinateurs chroniques. Existe-t-il une explication neurologique ? Environnementale ? Eh bien oui. Commençons par l’explication neurologique. Depuis l’Homo sapiens, notre cerveau privilégie le circuit du plaisir. Nous sommes programmés pour aller chercher le plaisir immédiat plutôt que de faire face à une tâche difficile, même si celle-ci apportera un plaisir plus important lorsqu’elle sera réalisée.

Une étude parue dans la revue Psychological Science a d’ailleurs montré que la taille de l’amygdale cérébrale (un amas de matière grise situé dans le lobe temporal qui joue un rôle dans la prise de décision) est plus grande chez les procrastinateurs. L’explication ? Ils seraient plus soucieux des émotions désagréables provoquées par la vision d’une action aversive.

Avec l’ère des ****réseaux sociaux et d’internet, une explication environnementale s’est ajoutée. Les distractions se sont immiscées dans notre travail et sont à portée de main. La tentation est alors grande de se détourner de ses objectifs professionnels. Diane Ballonad Rolland, auteure du livre « J’arrête de procrastiner » explique d’ailleurs que la procrastination aurait augmenté de 300% en 40 ans et la raison principale se trouve dans nos poches : nos smartphones. Ils nous donnent accès à de nombreux plaisirs en seulement quelques clics. Autrement dit, procrastiner est aujourd’hui plus simple et rapide.

Le développement du télétravail n’a pas arrangé les choses : la maison est un condensé de distractions. Rester concentré sur ses tâches peut alors demander des efforts supplémentaires à une personne ayant tendance à facilement procrastiner.

Enfin, les personnes perfectionnistes vont également avoir tendance à repousser certaines tâches difficiles, parce qu’elles stressent à l’idée que le résultat ne soit pas parfait.

Venir à bout de la procrastination au travail, un match perdu d’avance ?

Ces explications étant posées, la réponse semble évidente : ne plus procrastiner est impossible. Pour le prouver, une étude relayée par Desktime, un logiciel permettant de suivre notre activité, a montré que la durée moyenne d’une parfaite concentration oscille entre 1h et 1h30. Passé ce temps, nous reposons notre cerveau en nous adonnant à des petits plaisirs : discuter à la machine à café, parcourir son feed Instagram, envoyer un message à un ami, penser à ce que l’on va manger de bon au diner. L’étude ajoute que cette session peut être répétée 2 à 3 fois par jour pour les plus performants. Autrement dit, on peut envisager au mieux environ 3 à 4h de concentration totale dans une journée de travail.

C’est d’ailleurs ce qui explique que certains experts remettent en question le modèle traditionnel de travail qui repose sur le « 9h-18h ». Espérer que les collaborateurs restent concentrés, productifs, dans l’action toute une journée est un leurre qu’a fait naître la révolution industrielle de l’organisation du travail.

Pour autant, si l’on ne peut pas supprimer définitivement les comportements de procrastination, on peut les réduire dans sa vie professionnelle en adoptant les bonnes techniques.

4 solutions à mettre en place pour moins procrastiner au travail

Solution 1 : La technique du chunking

La technique la plus célèbre contre la procrastination est le « chunking ». Il s’agit de découper la tâche en différentes étapes, plus digestes. Pour cela, il est nécessaire de visualiser le processus, les choses que nous devons faire pour parvenir à l’objectif final. On prend souvent l’exemple de l’ascension du mont Everest ou le célèbre proverbe « Rome ne s’est pas construite en un jour » pour illustrer cette technique.

En décomposant votre tâche en petits morceaux, le passage à l’action sera plus simple. À chaque étape terminée, vous récompensez votre cerveau, et de manière rapide. Le chunking est donc une excellente manière de réduire l’écart entre la volonté de faire et le passage à l’action.

Solution 2 : Organiser son activité en fonction de sa personnalité

Vous avez plusieurs dossiers en cours ? Vos journées sont si chargées que vous avez du mal à savoir par où commencer ? On pourrait croire que parce que l’on croule sous le travail et les projets on est en permanence dans l’action. Pas toujours. C’est l’effet inverse qui peut se produire : la charge de travail paralyse le passage à l’action, et conduit à procrastiner. Pour vous mettre en action, l’une des solutions est de planifier efficacement vos tâches et projets en tenant compte de votre personnalité.

Pour apprendre à vous organiser, vous pouvez procéder comme suit  :

• Par ordre d’urgence : c’est à tester si vous êtes stimulé par le travail de dernière minute. En revanche, si vous êtes de nature organisée et que vous anticipez vos projets, au quotidien, cette façon d’ordonner votre travail ne vous conviendra pas.
• Par ordre de facilité : c’est l’idéal si vous avez, de manière récurrente, des pensées comme « je ne vais pas y arriver » ou « c’est trop difficile ». Ces pensées sont des vecteurs de procrastination car la difficulté vous angoisse davantage qu’elle ne vous stimule.
• Par ordre de motivation : c’est à privilégier si vous êtes sensible à l’intérêt pour le projet/la tâche à réaliser indépendamment de son urgence et/ou de sa difficulté.

Solution 3 : Programmer des plages horaires pour procrastiner

Si procrastiner est en somme un comportement naturel, pourquoi ne pas programmer des moments de procrastination dans votre journée de travail ? Ces temps de distraction planifiés présentent plusieurs avantages :

• On développe sa patience. En répétant cette technique, patienter jusqu’à ce créneau deviendra plus facile ;
• On déculpabilise de procrastiner. En ayant conscience que notre temps de concentration est limité, on accepte plus facilement quelques minutes de distractions ;
• On augmente sa productivité. S’adonner à une activité différente (ex : lire un article) ou échanger avec un collègue qui travaille dans un autre service peut aussi avoir du bon, et en particulier lorsque nous rencontrons un problème complexe et que nous devons faire preuve de créativité ! En effet, ce sont pendant ces moments où l’on nourrit sa curiosité, ses connaissances, et où l’on prend de la distance avec son travail que l’on trouve des solutions et que l’on peut gagner en productivité. Par exemple, une étude menée par Francesca Gino, professeur spécialiste du comportement à la Harvard Business School a révélé que la curiosité permettrait de ne pas tomber dans le piège du biais de confirmation (chercher des informations qui confortent nos croyances, ndlr) et ainsi, de faire moins d’erreurs et de prendre de meilleures décisions.

Solution 4 : Surfer sur les moments de flow

Le flow au travail se caractérise par le plaisir et la motivation, accompagnés d’une concentration totale dans la réalisation des tâches. Dans ces moments de flow, votre concentration (et donc votre productivité) est à son maximum. Alors quand ils se présentent, pourquoi ne pas les laisser se prolonger même si vous aviez prévu autre chose lorsque cela est possible (ex : prendre votre pause déjeuner plus tard, reporter une tâche non urgente) ?

En résumé, nous procrastinons tous à des degrés plus ou moins importants au travail. Tant que cela n’est pas chronique, il n’y a aucune inquiétude à avoir. En mettant ces quelques techniques en œuvre, vous devriez apprivoiser et limiter ce comportement !