Tijdelijke werknemers en externe dienstverleners zijn vandaag onmisbaar. Tal van bedrijven hebben vaak geen andere keuze om hun groeiambities te realiseren. Maar het managen en aansturen van freelancers en externe medewerkers kan al snel uitmonden in een administratieve nachtmerrie. Want elke externe dienstverlener heeft een ander contract, andere betalingsvoorwaarden, timesheets…. Zo raak je het overzicht kwijt. Met alle gevolgen van dien: gemiste deadlines, achterstallige betalingen en ontevreden freelancers. De oplossing: een performant Vendor Management System (VMS), om het traject van a tot z in goede banen te leiden!
Wat is een VMS? En wat is het voordeel?
Een VMS (Vendor Management System) is een softwareplatform dat het beheer van tijdelijke arbeidskrachten en externe dienstverleners vereenvoudigt en stroomlijnt. Van het zoeken naar freelancers, over het bijhouden van prestaties tot het opmaken en betalen van facturen. Zo bespaar je jezelf een hoop kostbare tijd en energie!
Een VMS is dus een geweldige boost voor de productiviteit van bedrijven die sterk afhankelijk zijn van tijdelijk of extern personeel. Het gebruik van zo’n platform resulteert in een beter en efficiënter administratief beheer. Bovendien biedt het systeem volledige transparantie en faciliteert het de nauwgezette opvolging van alle freelance-activiteiten. Ideaal om het budget en de geleverde prestaties stevig in de hand te houden.
Wat maakt het Wiggli VMS zo bijzonder?
Het managen en opvolgen van externe medewerkers hoeft niet ingewikkeld te zijn. Bij Wiggli vereenvoudigen we het proces, met de unieke combinatie van een Vendor Management System (VMS) en een Freelance Management System (FMS). Het VMS focust op het vlotte beheer van contractanten en leveranciers. En het FMS zorgt voor een vlotte en efficiënte opvolging van freelancers en consultants. Beide tools zijn nu geïntegreerd in één uniek platform op Wiggli. Zo werkt het:
1. Sourcing
De zoektocht naar talent is vandaag een enorme uitdaging. Via het Wiggli VMS heb je meteen toegang tot een uitgebreid netwerk van freelancers en externe dienstverleners. Je kan eenvoudig offertes opvragen of aanbestedingen uitschrijven. Of je eigen freelancer-database uploaden. Onze intelligente matching-tool laat toe om eenvoudig te zoeken naar de gewenste vaardigheden voor een opdracht. Vervolgens kan je profielen vergelijken en de beste freelancers meteen contacteren.
2. Snelle opstart
Freelancer of leverancier gevonden? Dan kan je vrijwel meteen aan de slag! Want Wiggli zorgt voor een voorafgaande, grondige legal check van alle freelancers. Zo minimaliseren we risico’s, met de nodige aandacht voor compliance-vereisten. In het VMS kan je eenvoudig rollen en rechten toewijzen, om de workflows en samenwerking vlot te doen verlopen. Kortom: Wiggli zorgt voor een eenvoudige, stressvrije samenwerking en administratieve opvolging van externe dienstverleners!
3. Veilig betalen
Met Wiggli verloopt het verwerken van betalingen aan freelancers in een handomdraai. Dat doen we met de integratie van handige functies zoals self-billing, volmachten en ERP-integratie. Zo kunnen we de administratieve workload gevoelig verminderen. Onze fully-customizable timesheets garanderen een nauwkeurige tijdsregistratie en een dito budgetbeheer. Gevolgd door een vlotte verwerking van facturen en online betalingen.
4. Plannen en managen
Wiggli stroomlijnt het integrale traject met freelancers en leveranciers. Inclusief een gedetailleerde planning en timeline voor de oplevering van (tussentijdse) resultaten. Via een overzichtelijk kanban-board kan je bijvoorbeeld opdrachten valideren en de status van project op de voet volgen. Of berichten sturen in realtime. Na het opleveren kan je het werk ook beoordelen – en slecht presterende freelancers vermijden in de toekomst.
5. Data-driven analyse
Het VMS van Wiggli is het ideale startpunt voor een data-driven besluitvorming omtrent het inschakelen van freelancers en andere dienstverleners. Wiggli geeft namelijk een diepgaand inzicht in de kosten, prestaties en doeltreffendheid van elke freelancer, consultant of dienstverlener. Via de analyse-tool maak je in een handomdraai een overzichtelijk rapport van elk project. De ideale basis om processen te finetunen en best practices verder te gaan opschalen. Zo blijf je concurrentieel én innovatief!
3 goede redenen waarom bedrijven vertrouwen op het Wiggli VMS
- Wij breken met het klassieke prijsmodel
Wiggli breekt met de klassieke, dure prijszetting op basis van percentages of commissies. Daarom hanteren we een vaste fee. Handig voor het budgetteren en het beheersen van de kosten! In een procentueel kostenmodel kan de kostprijs namelijk snel uit de hand lopen, als het aantal gebruikers of actieve freelancers groeit. Wiggli richt zich op het leveren van service en toegevoegde waarde, niet op het opdrijven van de kosten. Want wij mikken op een écht partnership op lange termijn, waar iedereen beter van wordt!
- Wij bieden volledige transparantie over tijdelijke medewerkers
Het Wiggli VMS geeft volledige transparantie en controle over de tijdelijke medewerkers en externe dienstverleners. Een stevig fundament voor een data-driven HR-beleid, met meer efficiëntie en lagere kosten als gevolg. Het automatiseren van administratieve taken (zoals onboarding, compliance-procedures en het bijhouden van timesheets) geeft ademruimte aan het team. Zo komen er opnieuw resources vrij om te concentreren op groei en innovatie!
- Wij leveren handige compliance-tools en schaalbare flexibiliteit
Ons platform reduceert juridische risico's, door ervoor te zorgen dat alle leveranciers voldoen aan de compliance-normen. Tegelijk biedt Wiggli toegang tot een breed netwerk van freelancers en dienstverleners – handig om de inkoop-procedures te stroomlijnen en efficiënter te werken. Onze oplossing is bovendien flexibel én schaalbaar. Het platform evolueert dus mee met de HR- en recruitment-strategie. Zo blijf je altijd een stapje voor op de concurrentie!
Klaar voor het gebruik van een VMS-platform?
Boek een vrijblijvend kennismakingsgesprek met één van onze medewerkers. En ontdek hoe Wiggli de samenwerking met freelancers en externe dienstverleners stroomlijnt en efficiënter maakt – terwijl je de kosten stevig in de hand houdt!
