Wie aan de slag is in de recruitment-sector, weet: alles staat of valt met een goede en strakke organisatie. Zo moeten recruiters elke dag slalommen tussen klanten, HR-managers en kandidaten. Ze moeten de praktische organisatie van uiteenlopende agenda’s, meetings en gesprekken op elkaar afstemmen. Dat kan erg pittig zijn. Enkele van de meest voorkomende issues op een rijtje:
- Conflicterende agenda’s: het afstemmen van drukke schema’s vergt vaak heel wat kunst- en vliegwerk.
- Lastminute wijzigingen: onverwachte aanpassingen dwingen je om de planning op het laatste moment bij te sturen.
- Afstemming zoeken: voor je het weet ben je weer one-to-one aan het afstemmen met collega’s, in de zoektocht naar een tijdslot in de agenda.
- Wachten op bevestiging: het uitblijven van de noodzakelijke ‘confirmations’ vertraagt het hele traject, voor alle betrokken personen.
- Complexe sollicitaties: het vergt heel wat organisatietalent om iedereen op het juiste moment te betrekken bij de verschillende sollicitatiegesprekken.
- Candidate experience: slechte en gebrekkige communicatie doet kandidaten vroegtijdig afhaken.
- Verschillende tijdzones & technische problemen: slecht getimede afspraken of haperende online meetings zijn altijd vervelend (en onprofessioneel).
Om tegemoet te komen aan deze populaire bottlenecks, is er nu de Smart Calendar van Wiggli. Dat is een baanbrekende tool om het integrale planningstraject voor recruiters te stroomlijnen. En de samenwerking binnen recruitment-teams gevoelig te verbeteren.
Smart Calendar is voortaan jouw ultieme bondgenoot om het werk beter te organiseren, dankzij de API-synchronisatie en de slimme planning-tools van Wiggli. Hoe dat precies in zijn werk gaat? Wij maken je wegwijs!
AI-Powered Interview Scheduling: onze AI-tool doet voor het zware werk
Hoeveel uren kostbare tijd heb jij al verspild aan het handmatig zoeken van een geschikt tijdslot in agenda’s, van jezelf en je collega’s? Dat kan véél sneller en doeltreffender, met de slimme interviewplanner van Wiggli.
De gloednieuwe AI-planner vind je terug in het vertrouwde ATS-platform van Wiggli. Met één doelstelling: in een handomdraai een geschikt tijdslot vinden en een einde maken aan die eindeloze reeks e-mails, telefoontjes en agenda-conflicten. Zo werkt het:
- Voor recruiters: jouw agenda wordt automatisch gesynchroniseerd met de AI-planner van Wiggli, die in de achtergrond op zoek gaat naar de meest geschikte interview-slots bij alle betrokken stakeholders. En ondertussen kan jij je gewoon concentreren op je werk.
- Voor kandidaten: het plannen van de beschikbaarheid voor een sollicitatiegesprek is nu net zo eenvoudig als het kiezen van een zitje op een vliegtuig. Kandidaten selecteren het gewenste tijdslot via een duidelijke, eenvoudige interface. Vervolgens houdt de Smart Calender hen automatisch op de hoogte met reminders.
- Voor teammanagers: de planner brengt de beschikbaarheid van alle collega’s in kaart, die vereist zijn bij het sollicitatiegesprek. Vervolgens doet de planner één of meerdere voorstellen voor een geschikt tijdslot.
Deze tool is netjes geïntegreerd in Wiggli. Je hoeft dus geen nieuwe software te installeren. Met één druk op de knop koppel je je bestaande agenda-app. Vervolgens kan je meteen aan de slag met de gloednieuwe AI-agendaplanner van Wiggli!
Key features van de Smart Calendar en de AI-planner van Wiggli
1. Synchronisatie met bestaande kalenders
Met de Smart Calendar van Wiggli kan je bestaande agenda-apps eenvoudig koppelen – zoals Google Calendar of Microsoft Outlook Calendar. Dankzij deze synchronisatie hoef je niet langer te switchen tussen verschillende mailboxen. Alle e-mails, meetings, reminders en follow-ups vind je nu op één handige locatie: in de Smart Calendar van Wiggli.
2. Zoek het beste tijdslot
Het afstemmen van de respectievelijke agenda’s van collega’s en kandidaten kan soms erg lastig én frustrerend zijn. De oplossing? Klik op ‘Find the best time slot’. Zo werkt het:
- De tool analyseert de agenda’s en de bijhorende beschikbaarheid van alle meeting-attendees, van zodra de agenda's van alle teamleden gesynchroniseerd zijn met Wiggli.
- De slimme agenda identificeert de vrije tijdslots, die passen in ieders agenda. Doelstelling: zo veel agenda-conflicten uit de weg gaan.
- Deze functie is vooral handig voor het plannen van sollicitatiegesprekken – waar het afstemmen van meerdere agenda’s (van managers) vaak een uitdaging is.
3. Collaborative groups
Nog een andere topfeature in de slimme agenda van Wiggli: Collaborative Groups. Deze functie is gericht op het boosten van de samenwerking in het recruitment-team. Maak eenvoudig een groep met collega’s van het team en bekijk al hun agenda's in realtime – via het activeren van de group-button. Voordelen van deze feature:
- Real-Time Calendar Viewing: in één oogopslag check je de beschikbaarheid van het hele team. Bijzonder handig om teammeetings of belangrijke gesprekken te plannen met meerdere collega’s.
- Custom Permissions: leden van de groep kunnen anderen toelaten (of verhinderen) om de inhoud van meetings of evenementen te bekijken.
- Role Assignments: je kan rollen en rechten toewijzen aan teamleden, zoals Viewer of Admin. Deze flexibele benadering bevordert een efficiënte samenwerking en een transparante workflow.
4. Automatische reminders
Mis nooit meer een belangrijke vergadering of deadline. Met onze Smart Calendar kan je automatische herinneringen instellen voor geplande events – zoals een sollicitatiegesprek, een meeting of feedback-ronde. Zo hoef je nooit meer achter de feiten aan te hollen.
Waarom ‘Find the best timeslot’ en ‘Collaborative Groups’ echt game-changers zijn
Beide baanbrekende features besparen je een hoop nodeloze stress en frustratie. Maar ze dragen ook bij aan de productiviteit. Om drie redenen:
- Tijd besparen: gedaan met eindeloze e-mailkettingen om planningen bij te sturen en af te stemmen. Voortaan doet Wiggli voor jou het vervelende werk.
- Betere candidate experience: een strakke, efficiënte planning geeft kandidaten een positieve en professionele indruk.
- Vlottere samenwerking in het team: het wervingsproces wordt inclusiever en efficiënter, omdat je voortaan rekening houdt met ieders input en beschikbaarheid.
Iets voor jou? Let’s go!
Wil je graag aan de slag met de Smart Calendar van Wiggli? Zo werkt het:
- Synchroniseer je bestaande agenda (uit Outlook, Gmail, Yahoo…) met Wiggli.
- Nodig teamleden uit om hun agenda's te synchroniseren met de tool.
- Creëer Collaborative Groups, om agenda’s van collega’s in realtime te checken en te managen.
- Klik op ‘Find the best timeslot ‘om moeiteloos interviews en meetings te plannen.
- Stel automatische reminders in om altijd up-to-date te blijven over meetings en gesprekken.
Boost of kickstart de recruitment-omgeving, met Wiggli
De Smart Calendar van Wiggli is véél meer dan een planning-tool. Het biedt een totaaloplossing voor een vlotte organisatie en samenwerking in het hele recruitment-team. Onze innovatieve nieuwe features besparen je een hoop tijd en laten altijd toe om kort op de bal te spelen. Zo blijf je altijd een stapje voor op de concurrentie!
Zin om zelf aan de slag te gaan met de Smart Calendar van Wiggli? Maak meteen een Wiggli-account, of vraag een gratis demo.
