كيف تتوقف عن التسويف في العمل؟

"لا تؤجل أبدًا ما يمكنك فعله اليوم إلى الغد". في عالم الخيال، قد يبدو هذا المثل سهل التطبيق، ولكن في العالم الحقيقي، الأمر صعب. سواء كان الأمر يتعلق بإرسال تقارير النفقات، أو تقديم أوراق كانت على الرف ومؤجلة لشهور، أو ببساطة المضي قدمًا في مشروع، فنحن جميعًا معرضون للتسويف. ولكن هل هذا أمر لا مفر منه؟ أم يمكننا التغلب على التسويف في العمل من خلال وضع بعض الأساليب الجيدة موضع التنفيذ؟

اقرأ هنا لتجد الإجابات. (اليوم، وليس غدًا).

ما هو التسويف في العمل؟

التسويف هو سلوك يجعلنا نؤجل إنجاز عمل ما. وغالبًا ما يتجلى ذلك في أفكار مثل "سأفعل ذلك غدًا"، "أنا أكثر كفاءة في اللحظة الأخيرة، ويمكنني الانتظار". ووفقًا لألبرت مخيبر، دكتور في علم الأعصاب وعلم النفس، فإن التسويف ليس نقصًا في قوة الإرادة. إنه يختلف عن الكسل لأن النية طيبة، لكن اتخاذ الإجراء هو الجزء الصعب. كيف نفسر ذلك؟

لقد بذل الباحث بيرس ستيل جهودًا كبيرة لمحاولة فهم هذه الظاهرة. وأسفر عمله عن معادلة الدافع: الدافع = التوقع × القيمة / الاندفاع × التأخير. ووفقًا لهذه النظرية، هناك ثلاثة أجزاء للتسويف:

• التوقع: الثقة في قدرتك على إنجاز المهمة المعنية؛

• القيمة: الاهتمام الذي تشعر به بإنجاز المهمة. وهذا يعني في الأساس السؤال عما إذا كانت المكافأة تلبي توقعاتك؛

• التأخير: هل ستأتي المكافأة عاجلاً أم آجلاً؟

كلما افتقرنا إلى الثقة بأنفسنا، كلما كانت المكافأة النهائية أقل رغبة وانتظارًا، وكلما أصبحنا أكثر عرضة للتسويف.

هل نحن جميعًا نؤجل العمل؟

مرة أخرى، وفقًا لدراسة Piers Steel، فإن 95% من البشر يؤجلون العمل، لكن 20% فقط منهم يؤجلون العمل بشكل مزمن. هل هناك تفسير عصبي؟ تفسير بيئي؟ نعم. لنبدأ بالتفسير العصبي. نظرًا لوجود الإنسان العاقل، فإن أدمغتنا تميل إلى تفضيل دائرة المتعة. نحن مبرمجون للبحث عن المتعة الفورية بدلاً من مواجهة مهمة صعبة، حتى لو كانت هذه المهمة ستوفر متعة أكبر عند الانتهاء منها.

أظهرت دراسة نُشرت في مجلة Psychological Science أن حجم اللوزة الدماغية (مجموعة من المادة الرمادية الموجودة في الفص الصدغي والتي تلعب دورًا في صنع القرار) أكبر لدى المماطلين. لماذا؟ يبدو أنهم أكثر اهتمامًا بالعواطف غير السارة الناجمة عن رؤية عمل منفر.

مع ظهور وسائل التواصل الاجتماعي والإنترنت، تمت إضافة بُعد بيئي. تتداخل عوامل التشتيت مع عملنا وهي دائمًا قريبة من متناول اليد. وهذا يزيد من إغراء الانحراف عن أهدافنا المهنية. تشرح ديان بالوناد رولاند، مؤلفة كتاب "توقف عن التسويف"، أن التسويف زاد بنسبة 300٪ في الـ 40 عامًا والسبب الرئيسي في جيوبنا: هواتفنا الذكية. فهي توفر الوصول إلى أي قدر من المتعة ببضع نقرات فقط. بعبارة أخرى، أصبح التسويف أسهل وأسرع.

لم يساعد تطوير العمل عن بعد. المنزل هو حاضنة للمشتتات. قد يتطلب التركيز على المهام جهدًا إضافيًا من الشخص الذي يميل إلى التسويف بسهولة.

أخيرًا، يميل الكماليون أيضًا إلى تأجيل المهام الصعبة، لأن فكرة النتيجة غير الكاملة تجعلهم قلقين.

هل معركة التغلب على التسويف قضية خاسرة؟

الآن بعد أن عرضنا هذه التفسيرات، تبدو الإجابة واضحة: من المستحيل وضع حد للتسويف. ولإثبات ذلك، أظهرت دراسة أجرتها Desktime، وهي برنامج يمكنه مراقبة النشاط، أن متوسط ​​مدة التركيز المثالي يتراوح بين ساعة و90 دقيقة. وبعد هذا الوقت الطويل، نريح أدمغتنا من خلال الانغماس في ملذات صغيرة: الدردشة وشرب القهوة، أو تصفح الانستجرام الخاص بك، أو إرسال رسالة إلى صديق، أو التفكير في ما قد ترغب في تناوله على العشاء. وتضيف الدراسة أنه يمكن تكرار هذه الجلسة مرتين إلى ثلاث مرات في اليوم لأفضل أداء. بعبارة أخرى، يمكننا أن نتصور في أفضل الأحوال حوالي 3 إلى 4 ساعات من التركيز الكامل في يوم عمل واحد.

هذا يفسر لماذا يشكك بعض الخبراء في نموذج العمل التقليدي "من التاسعة إلى الخامسة". إن الأمل في أن يظل الموظفون مركزين ومنتجين، في حالة عمل طوال اليوم، هو كذبة نشأت عن الثورة الصناعية لتنظيم العمل.

ومع ذلك، إذا لم يكن من الممكن قمع سلوكيات التسويف بشكل دائم، فمن الممكن الحد منها في العمل من خلال اعتماد التقنيات الصحيحة.

4 حلول يمكنك تطبيقها لتقليل المماطلة في العمل

الحل الأول: تقنية التقسيم الى اجزاء

أشهر تقنية لمكافحة المماطلة هي التقسيم. وهي تتضمن تقسيم المهمة إلى أجزاء أو مراحل صغيرة الحجم. للقيام بذلك، عليك أن تتخيل العملية، والأشياء التي تحتاج إلى القيام بها للوصول إلى الهدف النهائي. غالبًا ما نأخذ مثال تسلق جبل إيفرست أو المثل الشهير "روما لم تُبنى في يوم واحد" لتوضيح هذه التقنية.

من خلال تقسيم مهمتك إلى أجزاء صغيرة، يصبح العمل أسهل. مع كل خطوة تكملها، تكافئ عقلك، وبسرعة. لذلك فإن التقسيم هو وسيلة رائعة لتقليص الفجوة بين الإرادة للقيام بالعمل والعمل نفسه.

الحل الثاني: نظم نشاطك وفقًا لشخصيتك

هل لديك العديد من المهام التي يجب عليك القيام بها؟ هل أيامك مزدحمة لدرجة أنك بالكاد تعرف من أين تبدأ؟ قد تشعر أنه إذا كنت تغرق في العمل والمشاريع، فأنت في عمل مستمر. ليس بالضرورة. في الواقع، يمكن أن يحدث التأثير المعاكس. إن ثقل عبء العمل الذي تتحمله يشل حركتك، مما يؤدي إلى المماطلة. وللبدء، فإن أحد الحلول هو التخطيط الفعال لمهامك ومشاريعك مع مراعاة شخصيتك.

لتتعلم كيف تنظم أمورك، يمكنك القيام بما يلي:

• ترتيب الأولويات: جرب هذا إذا كنت شخصًا يستجيب جيدًا للعمل تحت ضغط الوقت. إذا كنت منظمًا بطبيعتك وتخطط لمشاريعك على أساس يومي، فلن تناسبك هذه الطريقة في ترتيب عملك.

• الترتيب حسب السهولة: هذا مثالي إذا كانت لديك أفكار متكررة مثل "لن أتمكن أبدًا من تحقيق ذلك" أو "الأمر صعب للغاية". تعزز هذه الأفكار التسويف لأن صعوبة المهمة تجعلك أكثر قلقًا من تحفيزك.

• ترتيب حسب الاكثر تحفيز: فضل هذا إذا كنت حساسًا للاهتمام الذي لديك بالمشروع/المهمة التي يجب تنفيذها بغض النظر عن مدى إلحاحها و/أو صعوبتها.

الحل 3: جدولة فترات زمنية للتسويف

إذا كان التسويف في الأساس شكلًا طبيعيًا من أشكال السلوك، فلماذا لا تقوم بجدولة لحظات التسويف في يوم عملك؟ توفر أوقات التشتيت المخططة هذه العديد من المزايا:

• تحسين صبرك. من خلال تكرار هذه التقنية، سيصبح الانتظار حتى الفترة الزمنية المخصصة أسهل؛

• تشعر بالذنب أقل بشأن التسويف. إن معرفة أن وقت تركيزك محدود يجعل من الأسهل قبول بضع دقائق من التشتيت؛

• تزيد من إنتاجيتك. يمكن أن يكون الانخراط في نشاط مختلف (على سبيل المثال قراءة هذا المقال) أو التفاعل مع زميل يعمل في قسم آخر أمرًا جيدًا أيضًا، خاصة عندما تواجه مشكلة معقدة وتحتاج إلى الإبداع! خلال هذه اللحظات، تغذي فضولك ومعرفتك، وعندما تتراجع عن عملك، يمكنك إيجاد حلول وزيادة الإنتاجية. على سبيل المثال، كشفت دراسة أجرتها فرانشيسكا جينو، أستاذة السلوك في كلية هارفارد للأعمال، أن الفضول يمنعنا من الوقوع في فخ التحيز التأكيدي (البحث عن معلومات تدعم معتقداتنا). نرتكب أخطاء أقل ونتخذ قرارات أفضل.

الحل الرابع: استغل موجة "التواجد في المنطقة"

إن التواجد في منطقة العمل يتميز بالمتعة والحافز، مصحوبًا بالتركيز الكامل على المهام بين يديك. في هذه اللحظات، يكون تركيزك (وبالتالي إنتاجيتك) في ذروته. لذا عندما يحدث ذلك، لماذا لا تسمح له بالاستمرار إذا كان بوسعك، حتى لو كنت قد خططت لشيء آخر (على سبيل المثال، تناول غداء متأخرًا، أو تأجيل مهمة غير عاجلة)؟

باختصار، نحن جميعًا نؤجل العمل بدرجة أكبر أو أقل. طالما لم يصبح هذا السلوك مزمنًا، فلا داعي للقلق. من خلال تطبيق هذه التقنيات، يجب أن تكون قادرًا على ترويض هذا السلوك والحد منه!