Politique de confidentialité

Bienvenue dans la Politique de Confidentialité de Wiggli

Nous vous invitons à lire attentivement la présente politique de confidentialité, car elle contient des informations importantes sur l'identité du responsable du traitement, la manière dont nous collectons, conservons, utilisons et partageons vos données à caractère personnel, ainsi que sur vos droits et les voies de recours auprès des autorités de contrôle compétentes.

La présente politique de confidentialité est établie par Wiggli SA, située au 2 Boulevard de la Woluwe, 1150 Bruxelles, Belgique, et immatriculée à la Banque-Carrefour des Entreprises sous le numéro BE0678.483.029 (« Wiggli »). Wiggli exploite le présent site web et la Plateforme Wiggli (accessible à l'adresse : https://www.wiggli.io). Dans cette politique, les termes « nous », « notre » et « nos » désignent Wiggli.

Le respect de vos droits en matière de protection des données est essentiel pour nous. Lorsque vous utilisez la Plateforme Wiggli, notre objectif est de vous offrir une totale maîtrise de vos droits relatifs à la vie privée et de vous permettre de mettre à jour ou de modifier vos informations à tout moment, comme décrit ci-après et au moyen de nos Services.

1. Notre Plateforme et nos Services

Nous avons développé une plateforme logicielle innovante basée sur le cloud et des services associés, dénommés la Plateforme Wiggli ou les Services. La Plateforme Wiggli comprend notamment :

(i) un outil d'intelligence artificielle permettant à nos Clients recruteurs de rechercher une vaste base de données de profils professionnels, d'obtenir des coordonnées vérifiées et d'autres informations professionnelles auprès de fournisseurs de données tiers, d'exécuter des campagnes de prospection automatisées, ainsi que d'associer, évaluer, classer et présélectionner des candidats afin de guider le processus de recherche et de sélection (Wiggli Intelligence) ;

(ii) une place de marché en ligne innovante pour l'intermédiation et la mise en relation de prestataires indépendants (Marketplace) ; et

(iii) une suite complète de recrutement et de gestion des talents composée de solutions cloud de pointe : ATS, CRM et services d'administration générale, incluant la marque employeur et la gestion de viviers de candidats (Talent Acquisition Suite).

Nous fournissons la Plateforme Wiggli et les Services aux recruteurs, organisations, entreprises et autres utilisateurs professionnels (« Clients »). La présente politique de confidentialité définit notre rôle au regard des traitements de données à caractère personnel effectués sur la Plateforme, ainsi que les droits des personnes concernées.

Si vous êtes candidat, la présente politique de confidentialité ne vous est pas applicable : pour savoir comment vos données à caractère personnel sont traitées et exercer vos droits, veuillez consulter notre politique de confidentialité candidats à l'adresse suivante : https://www.wigglers.io/en/privacy-policy.

Pour plus d'informations sur Wiggli, nos activités et nos services, veuillez visiter notre site internet : https://www.wiggli.io

2. Notre rôle

Dans le cadre de nos Services, nous traitons des données à caractère personnel conformément au Règlement Général sur la Protection des Données (UE) 2016/679 (RGPD). Selon la situation, nous agissons en qualité de responsable du traitement ou de sous-traitant agissant pour votre compte. La présente section précise ces différents rôles.

Nous agissons en qualité de responsable du traitement lorsque nous déterminons les finalités et les moyens du traitement. La présente politique s'applique dans ces hypothèses, notamment :

1. lors de la création, la gestion et la sécurisation de votre compte, ainsi que de la fourniture, de la maintenance et de l'amélioration de la Plateforme et de nos Services ;
2. lors de la constitution et de la mise à jour de nos propres bases de données et jeux de données destinés au fonctionnement de la Plateforme ;
3. lorsqu'un Client ou un utilisateur interagit directement avec la Marketplace sur la Plateforme Wiggli ; ou
4. lorsque nous traitons des données à caractère personnel pour nos besoins propres d'administration, d'analyse, de prospection ou de sécurité.

Nous agissons en qualité de sous-traitant lorsque nous traitons des données uniquement sur vos instructions documentées et pour votre compte dans le cadre de nos Services. Dans ce cas, votre propre politique de confidentialité régit ce traitement, et les personnes concernées doivent s'y référer. Cela concerne notamment les situations où :

1. vous utilisez notre Talent Acquisition Suite pour gérer vos processus de recrutement, tels que le suivi des candidatures, l'évaluation des dossiers ou la gestion des entretiens ; ou
2. vous recevez une présentation de candidat de la part d'une agence via la Marketplace, Wiggli agissant uniquement comme canal sécurisé de transmission ; ou
3. vous utilisez nos outils de recherche et d'enrichissement dans Wiggli Intelligence, obtenez des données de contact vérifiées issues de tiers ou exécutez des campagnes de prospection, Wiggli agissant en tant qu'intermédiaire technique selon vos instructions.

Dans ces situations, vous demeurez responsable du respect de vos obligations au titre du RGPD, notamment quant à la définition d'une base légale appropriée et à la délivrance de l'information obligatoire aux personnes concernées (par exemple, lors du premier contact avec un candidat).

3. Champ d'application – La Plateforme Wiggli

La présente politique de confidentialité s'applique lors de l'utilisation de notre site web et de la Plateforme Wiggli, et détaille le traitement des données lorsque Wiggli agit en qualité de responsable du traitement (voir section « Notre rôle » ci-dessus).

Sur la Plateforme Wiggli, des liens peuvent renvoyer vers des sites tiers édités par des organismes indépendants. Ces derniers collectent et traitent vos données selon leurs propres règles. Nous vous invitons à consulter leurs politiques de confidentialité respectives.

Certaines fonctionnalités fondées sur l'intelligence artificielle s'appuient sur des prestataires tiers, tels qu'OpenAI, Anthropic et Google Gemini (cette liste pouvant évoluer). Ces prestataires peuvent traiter vos requêtes afin de fournir les résultats demandés, conformément à leurs propres conditions générales et politiques de confidentialité.

4. Collecte et utilisation de vos données à caractère personnel

Une donnée à caractère personnel désigne toute information se rapportant à une personne physique identifiée ou identifiable, à l'exclusion des données anonymisées. Nous traitons les données relatives aux utilisateurs professionnels, notamment lors de l'accès à notre site, de la création d'un compte, d'une prise de contact ou de l'utilisation des Services.

Les données sont recueillies auprès des sources suivantes :

(i) directement auprès de vous, lors de la création de votre compte, du renseignement de votre profil ou de vos échanges avec nos services ; 

(ii) indirectement, par l'intermédiaire de votre navigation sur la Plateforme (voir la section « Cookies » ci-dessous) ; et

(iii) auprès de fournisseurs tiers et de sources accessibles au public, afin d'obtenir des coordonnées professionnelles pour nos opérations de prospection. Ces fournisseurs agissent en qualité de responsables du traitement indépendants.

5. Les données à caractère personnel traitées

Les catégories de données traitées varient selon les fonctionnalités utilisées sur la Plateforme Wiggli et concernent les utilisateurs professionnels (recruteurs, Clients ou partenaires).

Ces informations peuvent notamment inclure :

1. identité et coordonnées (nom, prénom, adresse, adresse électronique professionnelle ou personnelle, numéro de téléphone) ;
2. titre, fonction ou qualité professionnelle ;
3. contenu des échanges et avis transmis par téléphone, courrier électronique, voie postale ou réseaux sociaux ;
4. données relatives aux Services souscrits et à leur utilisation ;
5. identifiants de connexion et données relatives à la gestion du compte ; et
6. informations d'immatriculation de la société (susceptibles de contenir des données personnelles).

Ces données sont traitées pour les finalités suivantes :

1. créer et administrer votre compte d'utilisateur ;
2. vérifier votre identité ;
3. fournir et exécuter nos Services ;
4. personnaliser la Plateforme Wiggli et ses fonctionnalités ;
5. vous informer des modifications relatives à la Plateforme ou aux Services ;
6. réaliser des opérations de prospection commerciale sous réserve de votre consentement préalablement recueilli ; et
7. améliorer nos Services et la qualité de la Plateforme.

La Plateforme Wiggli n'est pas destinée aux mineurs et nous ne collectons pas sciemment de données relatives à des enfants.

6. Données sensibles (catégories particulières de données)

Nous ne collectons pas intentionnellement de données sensibles au sens du RGPD (données révélant l'origine raciale ou ethnique, les opinions politiques, les convictions religieuses ou philosophiques, l'appartenance syndicale, des données génétiques, biométriques, relatives à la santé ou à la vie sexuelle). Nos Clients s'interdisent contractuellement de transmettre de telles données. Si nous sommes amenés à traiter de telles informations, nous le ferons uniquement sur la base de votre consentement explicite, que vous pouvez retirer à tout moment sans porter atteinte à la licéité des traitements antérieurs.

7. Base légale des traitements

Tout traitement de données à caractère personnel doit reposer sur une base légale définie par le RGPD.

Selon les finalités, nous nous appuyons sur les bases légales suivantes :

1. Exécution d'un contrat : lorsque le traitement est nécessaire à l'exécution du contrat auquel vous êtes partie ou à l'exécution de mesures précontractuelles (ex. gestion de votre compte, assistance ou fourniture des Services).
2. Consentement : lorsque vous avez donné votre accord libre, spécifique, éclairé et univoque (ex. réception de communications marketing).
3. Intérêt légitime : lorsque le traitement répond à nos intérêts légitimes ou à ceux de tiers, sans porter atteinte à vos droits et libertés fondamentaux (ex. amélioration des fonctionnalités, sécurité du réseau ou analyses statistiques).
4. Obligation légale : lorsque le traitement est imposé par les lois et règlements applicables (ex. obligations comptables, fiscales ou de conservation de données).

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Vous pouvez nous contacter pour obtenir des précisions sur la base légale appliquée à un traitement particulier.

8. Finalités et bases légales des traitements

Le tableau ci-dessous récapitule les finalités pour lesquelles nous traitons vos données ainsi que les bases légales correspondantes :

9. Destinataires des données à caractère personnel

Vos données à caractère personnel ne sont communiquées que dans la stricte mesure nécessaire aux finalités énoncées. Elles sont susceptibles d'être transmises aux catégories de destinataires suivantes :

1. nos sous-traitants et prestataires de services techniques (hébergement, maintenance, infrastructure informatique) soumis à des obligations strictes de confidentialité et de sécurité ;
2. les sociétés affiliées à Wiggli, sous réserve de votre consentement préalable lorsqu'il est requis ;
3. nos conseils professionnels (avocats, experts-comptables, auditeurs) ; et
4. les autorités administratives, judiciaires ou organismes publics, lorsque la loi l'exige.

Nous pouvons également transmettre vos données avec votre accord exprès ou si la réglementation applicable nous y autorise.

La liste mise à jour de nos sous-traitants ultérieurs est consultable sur notre page Sous-traitants. Ces prestataires interviennent en soutien des traitements dont Wiggli est responsable. Lorsque Wiggli agit en qualité de sous-traitant pour le compte d'un Client, les sous-traitants ultérieurs engagés sont régis par l'accord de traitement des données (DPA) conclu avec le Client. Certains destinataires peuvent être situés hors de l'Espace Économique Européen (voir section « Transferts hors EEE » ci-après).

En dehors des hypothèses ci-dessus, aucune donnée n'est cédée à des tiers sans votre consentement. Nous veillons à ce que nos sous-traitants mettent en œuvre des garanties techniques et organisationnelles appropriées.

10. Transferts de données hors de l'Espace Économique Européen (EEE)

Afin d'assurer la fourniture de nos Services, vos données à caractère personnel peuvent faire l'objet d'un transfert vers des pays situés hors de l'Espace Économique Européen (EEE), notamment :

1. vers des prestataires de services situés hors EEE ;
2. si vous êtes vous-même établi hors de l'EEE ; ou
3. lorsque l'exécution des Services comporte un élément d'extranéité.

Ces transferts sont encadrés conformément au droit européen et belge relatif à la protection des données.

En cas de transfert hors EEE, nous garantissons un niveau de protection substantiellement équivalent à celui offert au sein de l'Union européenne. Nous nous appuyons principalement sur les décisions d'adéquation de la Commission européenne (reconnaissant par exemple le Royaume-Uni ou les entités américaines certifiées sous l'EU-US Data Privacy Framework) ou, à défaut, sur des garanties appropriées telles que les Clauses Contractuelles Types de la Commission européenne (assorties de l'Avenant britannique le cas échéant).

Aucun autre transfert ne sera effectué vers un tiers pays ou une organisation internationale sans garanties adéquates. Pour toute information complémentaire, veuillez nous contacter (voir la section « Contact » ci-après).

11. Durée de conservation des données

Vos données à caractère personnel sont conservées pendant toute la durée de validité de votre compte d'utilisateur ou la période de fourniture des Services. À l'issue de cette période, vos données sont conservées pendant les durées strictement nécessaires pour :

1. répondre à toute demande, réclamation ou contentieux ;
2. établir la preuve du respect de nos obligations contractuelles et légales ; et
3. satisfaire aux obligations légales, comptables et fiscales de conservation des documents, ou assurer la défense de nos droits en justice.

Aucune donnée n'est conservée au-delà de la durée requise au regard des finalités poursuivies. Des durées de conservation distinctes s'appliquent selon la nature des données (par exemple, les pièces comptables sont conservées conformément aux délais légaux). À l'expiration de ces délais, les données sont supprimées ou anonymisées.

12. Cookies et témoins de connexion

Un cookie est un fichier texte déposé sur votre terminal (ordinateur, tablette, smartphone) lors de la consultation d'un site. Nous utilisons des cookies sur notre site web et sur la Plateforme Wiggli. Pour en savoir plus sur l'utilisation et le paramétrage des cookies, veuillez consulter notre politique de gestion des cookies.

13. Prospection commerciale et communication marketing

Nous souhaitons vous tenir informé de nos Services, nouveautés et offres d'actualité. Nous pouvons mettre en œuvre des actions marketing (auprès de contacts existants) ainsi que des démarches de prospection professionnelle B2B (auprès de prospects avec lesquels nous n'avons pas de relation préalable, par exemple sur des réseaux professionnels comme LinkedIn). Ces communications peuvent être acheminées par voie postale, courrier électronique, téléphone ou SMS.

La base légale dépend des circonstances et des règles applicables en matière d'e-privacy. En principe, nous sollicitons votre consentement préalable. Lorsque vous agissez en qualité de professionnel, nous pouvons nous fonder sur notre intérêt légitime à développer nos activités B2B. Dans tous les cas, vous disposez du droit de vous opposer à tout moment et sans frais à la réception de ces messages.

Lorsque le consentement est requis, il est recueilli au moyen d'une case à cocher lors de la création de votre compte, de votre inscription à la lettre d'information, via l'onglet des notifications ou en réponse à une communication. Chaque message marketing contient un lien vers la présente politique. Vous pouvez retirer votre consentement ou vous opposer à la prospection à tout moment :

1. en nous contactant directement ;
2. en cliquant sur le lien de désinscription figurant dans nos courriels ou par réponse SMS ; ou
3. en modifiant vos préférences de communication dans l'onglet notifications de votre compte sur la Plateforme.

La prise en compte de votre demande est effective dans un délai maximal de 30 jours. Pour plus d'informations sur vos droits, reportez-vous à la section « Vos droits ».

14. Sécurité des données à caractère personnel

Nous mettons en œuvre des mesures techniques et organisationnelles appropriées afin d'assurer un niveau de sécurité adapté au risque et de prévenir la destruction, la perte, l'altération ou l'accès non autorisé à vos données.

Ces mesures comprennent notamment :

1. Le chiffrement des données stockées et en transit
2. Une gestion stricte des habilitations d'accès basée sur les rôles
3. La journalisation et la traçabilité des accès
4. La suppression automatisée des données des utilisateurs désinscrits

L'accès aux données personnelles est strictement limité aux seuls personnels et prestataires ayant besoin d'en connaître dans l'exercice de leurs fonctions et soumis à un engagement de confidentialité. Nous disposons de procédures internes de gestion des incidents de sécurité et notifierons toute violation de données aux autorités compétentes et personnes concernées conformément aux exigences légales. Pour obtenir des conseils sur la sécurité informatique, vous pouvez consulter le site officiel Get Safe Online.

15. Vos droits concernant vos données

Conformément au Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD), vous disposez de droits sur vos données à caractère personnel. Ces droits sont récapitulés ci-dessous :

1. Le droit d'accès : vous pouvez obtenir la confirmation que des données vous concernant sont traitées et en obtenir une copie. Une preuve d'identité pourra vous être demandée et des frais raisonnables pourront être facturés en cas de copies supplémentaires répétés.
2. Le droit de rectification : vous pouvez demander la correction de données inexactes ou incomplètes.
3. Le droit à l'effacement (« droit à l'oubli ») : vous pouvez solliciter la suppression de vos données, sous réserve des motifs légitimes de conservation prévus par la loi (ex. obligations légales ou défense de droits en justice).
4. Le droit d'opposition : vous pouvez vous opposer à tout moment, pour des raisons tenant à votre situation particulière, aux traitements fondés sur l'intérêt légitime, sauf motifs légitimes et impérieux prévalant sur vos intérêts.
5. Le droit à la limitation du traitement : vous pouvez demander le gel temporaire du traitement de vos données dans les cas prévus par la réglementation (ex. contestation de l'exactitude des données).
6. Le droit à la portabilité : vous pouvez recevoir les données transmises dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine, ou demander leur transfert à un autre responsable de traitement lorsque le traitement est fondé sur le consentement ou l'exécution du contrat.
7. Le droit de retirer votre consentement : vous pouvez retirer votre consentement à tout moment pour les traitements fondés sur cette base.
8. Le droit d'opposition à la prospection : vous pouvez vous opposer à tout moment et sans frais à l'utilisation de vos données à des fins de prospection commerciale.

Pour de plus amples informations sur l'exercice de vos droits, vous pouvez consulter le portail du Comité Européen de la Protection des Données (CEPD) ici.

Comment exercer vos droits ?

1. adressez-nous une demande écrite par courrier recommandé à : Wiggli SA – Protection des Données, 2 Boulevard de la Woluwe, 1150 Bruxelles, Belgique, ou par courrier électronique à support@wiggli.io avec pour objet « Droits RGPD – Wiggli » ;
2. joignez les éléments nécessaires à votre identification (ex. identifiant d'utilisateur, adresse électronique associée au compte) ;
3. fournissez une preuve suffisante de votre identité et domicile en cas de doute raisonnable ; et
4. précisez la nature exacte de votre demande et les données concernées.

Toute demande sera traitée conformément aux dispositions du RGPD et à notre procédure interne. Nous nous engageons à répondre dans un délai d'un mois à compter de la réception de la demande. Ce délai peut être prolongé de deux mois en cas de complexité ou de nombre élevé de demandes, sous réserve de vous en informer dans le délai initial.

16. Réclamations et autorités de contrôle

Nous restons à votre entière disposition pour répondre à toute question ou résoudre toute réclamation concernant le traitement de vos données.

Conformément au RGPD, vous disposez également du droit d'introduire une réclamation auprès d'une autorité de contrôle compétente, notamment dans l'État membre de l'Union européenne dans lequel se trouve votre résidence habituelle, votre lieu de travail ou le lieu où la violation aurait été commise. Notre autorité de contrôle chef de file est l'Autorité de Protection des Données en Belgique (APD), dont les coordonnées sont les suivantes :

1. Autorité de Protection des Données, Rue de la Presse 35, 1000 Bruxelles, Belgique ;
2. Téléphone : +32 (0)2 274 48 00 ; Fax : +32 (0)2 274 48 35
3. Courrier électronique : contact@apd-gba.be

Si vous résidez hors de Belgique, vous pouvez identifier l'autorité de protection des données compétente dans votre pays en consultant l'annuaire du Comité Européen de la Protection des Données ici.

17. Modifications de la politique de confidentialité

La présente politique de confidentialité a été publiée le 12 novembre 2019 et mise à jour pour la dernière fois le 1er octobre 2026. Nous nous réservons le droit de la modifier à tout moment ; toute révision sera publiée sur cette page.

18. Contact

Pour toute question relative à la présente politique de confidentialité ou pour toute demande d'information concernant le traitement de vos données, vous pouvez nous écrire par courrier électronique à support@wiggli.io ou par courrier postal à l'adresse : Wiggli SA - Protection des Données, 2 Boulevard de la Woluwe, 1150 Bruxelles, Belgique.