Een Applicant Tracking System of ATS is een tool die snel aan populariteit wint bij recruiters en HR-professionals die hun selectietraject efficiënter willen maken. Een logische keuze, als je weet wat de mogelijkheden zijn! Want rekruteren is vaak complex en arbeidsintensief. Onderzoek leert dat maar liefst 61% van de bedrijven vandaag worstelt met het aanwerven van nieuwe kandidaten. Dat is een stijging van 4 procentpunten, in vergelijking met vorig jaar.

Het cijfer illustreert de hevige war on talent op de arbeidsmarkt. Bedrijven hebben er dus alle baat bij om hun rekruteringsbeleid te gaan stroomlijnen en hun talentpool beter te managen. Om dat te bereiken, is een performant Applicant Tracking System onmisbaar.

Wat is een ATS? Hoe werkt het? Wat zijn de voordelen? Hoe kies je het beste platform? En hoeveel kost het? Wij maken je wegwijs in dit blogartikel!

Wat is een ATS?

Een ATS of Applicant Tracking System is een online platform dat veel méér doet dan het louter ‘volgen’ van een kandidaat of sollicitant. Het is een compleet softwarepakket dat HR-teams toelaat om het hele wervingsproces te beheren, van a tot z. Van het sourcen en opsporen van interessante profielen tot het aanwerven en onboarden van werknemers. Zo kunnen recruiters en HR-medewerkers alle kandidaturen en de verschillende stappen van het selectieproces centraal beheren. En ook repetitieve en tijdrovende taken kan je gaan automatiseren!

Hét grote pluspunt: een ATS bespaart heel wat kostbare tijd, die je als HR-medewerker beter kan gebruiken om persoonlijke contacten te onderhouden. Het digitaliseren van het wervingstraject biedt tal van praktische voordelen, die we in dit artikel uitgebreid belichten.

Hoe werkt een ATS?

Een ATS is een modulair recruitmentsysteem, op maat van elke fase doorheen het wervings- en selectieproces. De modules kunnen aangepast of toegevoegd worden, naargelang de vraag van elk bedrijf. Er zijn twee verschillende types:

• Het ATS wordt geïntegreerd of gekoppeld aan een bestaand CRM- of HRIS-softwarepakket, dat alle HR-processen omvat. Denk bijvoorbeeld aan het beheer van loonadministratie, opleidingstrajecten, sollicitatiegesprekken en CV’s, onboarding…
• Het ATS als SaaS-applicatie (Software-as-a-Service), specifiek gericht op werving, selectie en het beheren van een talentpool. Het platform draait 100% online, in de cloud. Het is niet nodig om een softwarepakket te installeren op een pc of bedrijfsserver. Een eenvoudige login volstaat om het systeem te gebruiken.

Wat zijn de voordelen van een ATS?

Het selectieproces in goede banen leiden met een ATS? Wij zetten enkele belangrijke voordelen voor jou op een rijtje.

Minder administratie en een strakke opvolging

Klassieke HR-taken rond selectie en aanwerving slorpen veel tijd op. Denk bijvoorbeeld aan het plaatsen van vacatures, sorteren van cv's en verwerken van sollicitaties. Dat kan een stuk efficiënter met een ATS. Enkele concrete voorbeelden, die de efficiëntie gevoelig verhogen:

• Plaatsen van vacatures: één zoekertje op een vacaturesite neemt 10 tot 15 minuten in beslag. Hoe meer kanalen je wil bestrijken, hoe meer tijd je kwijt bent. Met een ATS en de multicast-functie kan je een vacature doorzetten naar een brede selectie van gespecialiseerde websites naar keuze, in binnen- en buitenland. Met één druk op de knop.
• Sorteren van CV’s: het sorteren en beoordelen van CV’s is doorgaans een tijdrovende taak. Want heel wat bedrijven ontvangen tientallen of zelfs honderden kandidaturen, via verschillende kanalen. Met een ATS komen alle sollicitaties terecht op één centrale plek, ongeacht het kanaal waar je de vacature hebt gepost. De software is ook sterk in het scannen en sorteren van alle CV’s, bijvoorbeeld op basis van relevante zoek- of trefwoorden. Zo kan je heel wat uren manueel sorteerwerk uitsparen!
• Centraal beheer & efficiënter teamwork: met een ATS kan je probleemloos alle CV’s centraal beheren en labellen, inclusief opmerkingen van jezelf of de collega’s. Dat laat toe om eenvoudig een eerste selectie van geschikte kandidaat-profielen te maken.
• Automatiseren van de communicatie: denk bijvoorbeeld aan automatische e-mails om de kandidaten te bedanken, te updaten over de voortgang van hun sollicitatie, tips & tricks over het geplande sollicitatiegesprek…
• Eenvoudig koppelen: sommige systemen bieden ook de mogelijkheid om een profiel vanuit Google of LinkedIn te importeren. Om het vervolgens te koppelen aan een vacature en/of een eerder ontvangen CV.
• Overzicht en structuur: als HR-manager behoud je te allen tijde het overzicht over het volledige selectietraject. Met mooie dashboards die alle belangrijke indicatoren op de voet volgen: het aantal geselecteerde en afgewezen kandidaten, de verstuurde e-mails of contacten per telefoon, de geplande sollicitatiegesprekken…

Een sterke employer brand zorgt voor meer en betere kandidaten

Maar liefst 71% van de bedrijven is niet tevreden over de kwaliteit van de ontvangen kandidaturen. Het dwingt bedrijven om actief ‘op jacht’ te gaan naar schaars talent. Maar ook dat is heel arbeidsintensief, en biedt weinig garantie op succes. Met een positief imago en een aantrekkelijke employer brand kan je de rollen weer omdraaien, en meer kandidaat-professionals overtuigen om voor jouw bedrijf te kiezen.

Sommige ATS-platformen bieden modules om de employer brand extra in de spotlight te zetten. Een bedrijfspagina is bijvoorbeeld een uitstekende manier om de aantrekkingskracht te vergroten en een sterk merk als goede werkgever neer te zetten. Denk aan een korte introductie over het bedrijf, een virtuele rondleiding, leuke foto’s en filmpjes die de bedrijfscultuur en de teamsfeer in de verf zetten… Ook de financiële voordelen en carrièrekansen kunnen hier een plekje krijgen!

Geavanceerde tracking, analyse en bijsturing

Hoeveel sollicitaties heb je ontvangen? Welke vacaturebank werkt het beste, voor welke functie? Hoeveel kandidaturen ontvang je gemiddeld per wervingscampagne? Hoelang duurt het om een functie in te vullen? Met een ATS kan je alle data en gegevens eenvoudig centraliseren, beheren én visualiseren. Erg handig om alle KPI’s gedetailleerd in kaart te brengen. En de aanpak snel te gaan bijsturen en optimaliseren indien nodig!

Hoe kies je het beste ATS?

Er zijn vandaag tal van ATS-tools en platformen waar je beroep op kan doen. Sommige systemen focussen enkel op basisfuncties rond CV- en databeheer. Andere zijn een stuk geavanceerder en pakken uit met innovatieve functies die toelaten om beter samen te werken en te communiceren met de doelgroep. Een tip: met een grondige assessment identificeer je de doelstellingen en gewenste eigenschappen van het toekomstige ATS.

Vervolgens ga je op onderzoek uit. Een benchmark brengt de meest gebruikte platformen in kaart, die tegemoetkomen aan jouw specifieke vraag. Neem vervolgens contact op met de meest relevante leveranciers en vraag gerust gedetailleerde informatie en een offerte. Dat laat toe om alle modules, functionaliteiten en kosten te vergelijken. Ten slotte: een gratis productdemo is een goede manier om kennis te maken met een platform!

Hoeveel kost een ATS cost?

De kostprijs van een ATS is afhankelijk van de omvang van het bedrijf, het aantal gebruikers, de beschikbare functies en de leverancier. De prijzen zijn doorgaans gebaseerd op een maandelijks of jaarlijks abonnement. Sommige leveranciers rekenen ook een opstart- of installatiekost aan.

In dit voorbeeldscenario gaan we uit van een bedrijf met meer dan 1.000 werknemers, dat op zoek is naar een robuust, uitgebreid, intuïtief en gebruiksvriendelijk ATS-platform. In dat geval situeert de jaarlijkse kostprijs zich tussen enkele duizenden en tienduizenden euro's per jaar. Deze abonnementskost kan toenemen als je geavanceerde modules wil toevoegen – al dan niet op maat gemaakt. Denk bijvoorbeeld aan een gepersonaliseerde carrièrepagina, integratie met andere HR-systemen of databases, AI-analyse van data…

Conclusie: met een performant ATS-platform kan het HR-team het integrale selectietraject beter monitoren en beheren. Het centraliseren, automatiseren en optimaliseren van rekruteringscampagnes kan heel wat tijd en geld besparen. Volgens onderzoek van Securex kost de mislukte aanwerving van een bediende in België gemiddeld zo’n € 35.000. Voor kaderleden en directie kan dat oplopen tot respectievelijk € 51.000 en € 150.000! Een financiële tegenvaller, die je in veel gevallen kan vermijden met een doelgerichte werving en selectie. Het beste argument om de stap te wagen en te investeren in een performant ATS!