Om maar meteen met de deur in huis te vallen: nee, ChatGPT is geen buitenaardse HR-assistent die alle problemen doet verdwijnen. En het is geen vervanger voor het HR-team. Wél is het AI-programma een technologisch hoogstandje, dat momenteel heel wat stof doet opwaaien in de HR-sector. Net zoals dat elders het geval is. Maar wat heeft ChatGPT precies te bieden aan recruiters? Is de hype terecht? En vooral: hoe kunnen ChatGPT en andere AI-tools jouw HR-strategie een boost geven?

Ongetwijfeld heb je al gehoord over kunstmatige intelligentie of artificial intelligence (AI), dat de wereld in snel tempo verovert. Heel wat HR-bedrijven en recruitment agencies staan voor een ongeziene technologische revolutie. Een ingrijpende omwenteling die ook kansen biedt!

Wij maken je graag wegwijs in dit blogartikel, met enkele concrete voorbeelden!

First things first: wat is ChatGPT?

ChatGPT is gebaseerd op deep learning-technologie, om generatieve taalmodellen te ontwikkelen. Net als tientallen andere tools die een soortgelijke technologie gebruiken. Denk bijvoorbeeld aan Google Bard, Claude, Copy.ai, Perplexity… die vandaag de wereld veroveren. Bing AI en Copilot – gebaseerd op ChatGPT – vind je vandaag in de bekende Office-toepassingen van Microsoft.

ChatGPT laat toe om in realtime antwoorden te genereren. Of zelfs te converseren of chatten. Zo groeit ChatGPT uit tot een online-assistent die antwoorden kan bieden op de meest uiteenlopende vragen. Het resultaat is vaak: een duidelijk, samenhangend en bijna menselijk antwoord. Samengesteld uit de beschikbare informatie van miljoenen pagina’s op het wereldwijde internet.

ChatGPT is gemaakt om mensen te assisteren. En niet om ze te vervangen. Wanneer we ChatGPT vragen of we ons zorgen moeten maken over onze job als HR-manager, luidt het antwoord:

"Beste HR-medewerker,

Ik begrijp je bezorgdheid, maar laat me jou meteen geruststellen: ik ben er niet om je te vervangen. Sterker nog, ik ben er om jou te helpen en bepaalde repetitieve taken te vereenvoudigen. De menselijke aanpak, intuïtie, empathie en interpersoonlijke relaties zijn onvervangbaar in jouw werk. Ik ben er om kostbare tijd vrij te maken. Zodat jij je op de cruciale, menselijke aspecten van je werk kan concentreren. Bij voorkeur zie je me dus als een hulpmiddel, niet als een vervanger. Technologie is tenslotte het meest effectief als het menselijke vaardigheden kan aanvullen, in plaats van ze te vervangen."

How ChatGPT Can Help the HR World?

ChatGPT is niet zomaar een tool, maar een multifunctionele metgezel die elk HR-team kan ondersteunen bij het uitvoeren van tal van taken. Wij helpen je graag op weg met enkele concrete voorbeelden:

Creatie van presentaties en opleidingstrajecten

Geef je binnenkort een workshop of training? Wil je een boeiende presentatie maken op maat van jouw doelgroep? In dat geval kan ChatGPT helpen bij het aanleveren van ideeën. Gevolgd door het structureren en concreet invullen van jouw presentatie. Heel handig: ChatGPT gaat op zoek naar relevante topics en best practices, om de aandacht van je doelpubliek te trekken én vast te houden.

We geven graag een concreet voorbeeld om het potentieel te illustreren. In dit geval vragen we ChatGPT naar ideeën en een leidraad voor een workshop over employer branding – om bedrijven beter in de markt te zetten als aantrekkelijke werkgever. Het resultaat:

Inleiding:

• De definitie van een stevige employer brand, inclusief het belang voor een hedendaagse recruitment-strategie.
• Illustratie met een kort filmpje of een testimonial van een bedrijf met een gerenommeerde employer brand.

Inhoud van de workshop:

• Kort historisch overzicht van employer branding: wanneer en waarom werd het een prioriteit voor bedrijven?
• Belangrijkste elementen van een sterk merk als werkgever:
  • De bedrijfscultuur
  • Bedrijfswaarden en ethische waarden
  • Verloning en extralegale voordelen
  • Getuigenissen van werknemers
• Strategieën voor het opbouwen en versterken van de employer brand:
  • Gebruik van sociale media
  • Deelname aan vakbeurzen en recruitment events
  • Het opstarten van een programma voor bedrijfsambassadeurs
• Casestudy: focus op een bedrijf met een succesvolle employer brand. Gevolgd door een ander concreet voorbeeld van een bedrijf dat nog heel wat werk voor de boeg heeft. Groepsgesprek over goede (en minder goede) practices.

Interactieve momenten met de groep:

• Praktische workshops: de deelnemers gaan aan de slag in kleine groepjes. De uitdaging: bedenk een strategie voor de employer branding van een fictief bedrijf.
• Real-time surveys: gebruik een interactieve tool (zoals Klaxoon) om vragen te stellen en te polsen naar de mening van de deelnemers, over verschillende topics rond employer branding.
• Rollenspel: laat deelnemers in de huid kruipen van potentiële kandidaat-professionals en werkgevers, om zich in te leven in de verschillende perspectieven.

Conclusie:

• Benadruk het belang van een authentieke employer brand die nauw aansluit bij de bestaande bedrijfscultuur en het DNA van het bedrijf.
• Moedig deelnemers aan om de strategieën en best practices uit de workshop toe te passen op hun werk.

Communicatie met kandidaat-professionals

Onmisbaar in het selectie- en wervingsproces: een goede band uitbouwen met kandidaat-professionals. Dat kan bijvoorbeeld met een aantal boeiende en informatieve e-mails, die jouw engagement tonen. En de kandidaat misschien overtuigen om voor jouw bedrijf of recruitment agency te kiezen. Ook hier kan ChatGPT een extra duwtje in de rug geven, om je te onderscheiden van de concurrentie.

Hieronder vind je een lijstje met ideeën voor e-mails, die je naar de kandidaten kan sturen tijdens het wervingsproces:

Bedankmail na een sollicitatie

• Met een eenvoudig bedankmailtje bevestig je dat de sollicitatie goed is ontvangen en zo snel mogelijk wordt bekeken door het HR-team.

Update van het wervingsproces:

• Geef een korte update over de voortgang van het selectieproces, inclusief een bedankje voor het geduld.

Een teaser over het bedrijf:

• Deel informatie, een filmpje of een testimonial die de bedrijfscultuur of de teamsfeer in de verf zetten.

Uitnodiging voor een evenement/webinar:

• Bied kandidaten de kans om deel te nemen aan een bedrijfsevenement of webinar. Een ideale gelegenheid om elkaar beter te leren kennen.

Tips voor het sollicitatiegesprek:

• Stuur een korte update met tips, ter voorbereiding op het sollicitatiegesprek. Een sympathieke manier om de kandidaat aan te moedigen!

Constructieve feedback na een gesprek:

• Geef feedback op het sollicitatiegesprek, om de kandidaat te helpen om zijn/haar aanpak te optimaliseren – ongeacht of ze de job hebben, of niet.

Optimaliseren van het aanwervingsproces

ChatGPT kan ook een handje toesteken bij het optimaliseren van het wervingsprocedé. Denk bijvoorbeeld aan nieuwe, originele sollicitatievragen die relevanter zijn en beter aansluiten bij de functie. Bovendien kan Chat GPT handig van pas komen bij het elimineren van hardnekkige ‘bias’ of vooroordelen:

• Vragenlijsten voor het sollicitatiegesprek: lastige clichévragen kunnen de positieve dynamiek van een sollicitatiegesprek ernstig ondermijnen. ChatGPT kan bijvoorbeeld relevante alternatieven voorstellen, op basis van de functieomschrijving.
• Niet-discriminerende functiebeschrijvingen: zorg ervoor dat je vacatures evenwichtig en aantrekkelijk zijn voor iedereen. ChatGPT kan helpen bij het schrijven van inclusievere vacatures. Of bij het in kaart brengen van teksten die kandidaten zouden kunnen discrimineren.

Real-time assistance on your career site

Why not integrate ChatGPT into your career site as a chatbot to provide quick clarifications for certain types of questions and enhance the user experience?

Real-time assistentie op de vacaturepagina

Sommige kandidaat-professionals willen graag een snel antwoord op een eenvoudige vraag. Zo kan je ChatGPT gaan trainen en integreren in een carrièrewebsite of -pagina, in de vorm van een chatbot. Die kan snel antwoorden, twijfel wegnemen en de gebruikservaring verbeteren.

Een geweldig tool, met enkele valkuilen

De integratie van AI-tools – zoals ChatGPT – biedt vandaag een geweldig potentieel voor recruitment en human resources. Voor je de sprong waagt: er zijn helaas ook enkele nadelen en valkuilen. Daar hou je best rekening mee als je ChatGPT wil gaan gebruiken. Wij zetten enkele nadelen op een rijtje:

• Generalistisch design: ChatGPT is een geavanceerde tool, maar is niet specifiek gemaakt voor HR. Het gevolg: soms missen de antwoorden nuance of detail, die onmisbaar zijn voor jouw sector of unieke bedrijfscultuur.
• Niet altijd up-to-date: ChatGPT is niet gebaseerd op de meest actuele informatie. De technologie gebruikt gegevens van voor 2021. Zo is het niet altijd op de hoogte van de jongste HR-trends, regelgeving of innovaties. Een plugin zoals WebChatGPT komt (deels) tegemoet aan dat probleem, om ook de meest actuele info van het internet te halen.
• Privacy en gegevensbescherming: je kan ChatGPT gaan voeden en trainen met specifieke of interne bedrijfsinformatie, op basis van specifieke opdrachten of prompts. Zo kan je een eigen taalmodel gaan ontwikkelen, dat antwoorden geeft op maat van jouw bedrijf. In dat geval is voorzichtigheid geboden, zeker als je gevoelige of vertrouwelijke data inzet voor extern gebruik. Belangrijke bedrijfsinformatie hou je best intern.
• Geen emotionele nuances: ChatGPT is en blijft een robot. Die heeft geen begrip van subtiele nuances en emotionele dynamiek. Een tekst kan er dus technisch correct uitzien, maar tegelijk de nodige warmte of empathie missen. Die is echter noodzakelijk om kandidaat-professionals te overtuigen.
• Gebrek aan ethisch inzicht: ChatGPT heeft geen bewustzijn. Het kan de reikwijdte van de ethische waarden niet goed begrijpen of inschatten. In zo’n geval kan je beter advies vragen aan deskundige collega’s of HR-experts.
• Onrealistische verwachtingen: ChatGPT kan vandaag al heel veel, maar de tool heeft natuurlijk zijn beperkingen. Heel wat gebruikers hebben te hoge verwachtingen, zoals dat (in het begin) vaak het geval is bij technologische innovaties.

Kortom: ChatGPT is een krachtig en praktisch hulpmiddel voor tal van HR-taken. Het biedt een geweldig potentieel. En een mooie aanvulling op de menselijke aspecten van HR, niet ter vervanging ervan.

Wat vind jij van ChatGPT? Klaar om ermee aan de slag te gaan en uit te rollen in de HR-strategie? Of wacht je liever nog even af, om te zien hoe de technologie zich verder ontwikkelt?

ChatGPT en andere AI-tools wachten een veelbelovende toekomst in de dienstensector, inclusief staffing & recruitment. Bedrijven die resoluut kiezen voor innovatie, kunnen het zich niet veroorloven om de boot te missen. Met een flinke portie geduld, nieuwsgierigheid en gezond verstand kom je al een heel eind… Aan jou om ChatGPT uitgebreid te gaan testen en gebruiken!