Het concept is eenvoudig: je wacht zo lang mogelijk om te beginnen aan een taak of opdracht. Tot het te laat is. En je halsoverkop aan het werk moet om alles op tijd rond te krijgen. Met een hoop nodeloze stress en druk als gevolg. Dat fenomeen kennen we allemaal: uitstelgedrag, ook bekend als procrastinatie. Kan je uitstelgedrag op het werk overwinnen? En zo ja, hoe pak je dat aan?

In dit artikel helpen we jou graag – zonder uitstel – op weg!

Wat is uitstelgedrag op het werk?

Procrastinatie is een typisch soort gedrag dat ervoor zorgt dat we iets (blijven) uitstellen. Het komt tot uiting in gedachten als ‘Ik doe het morgen’. Of: ‘Ik heb wat druk van de deadline nodig om efficiënter te werken’. Volgens Albert Moukheiber, psycholoog en doctor in de neurowetenschappen, heeft uitstelgedrag echter niets te maken met een gebrek aan wilskracht. Uitstelgedrag verschilt van luiheid omdat de intentie er wel is, maar de actie blijft achterwege.

Piers Steel, een gerenommeerd expert in uitstelgedrag, deed uitgebreid onderzoek naar het fenomeen. Zijn werk resulteerde uiteindelijk in de bekende motivation equation: motivatie = hoop op succes x waarde / impulsiviteit x tijdsbestek. De formule omvat 3 elementen die het uitstelgedrag bepalen:

• Hoop op succes: (zelf)vertrouwen in ons vermogen om de taak in kwestie te voltooien.
• Waarde van de taak: het belang dat we erbij hebben, om de taak te voltooien. Met andere woorden: zal de beloning aan onze verwachtingen voldoen?
• Het tijdsbestek: hoe lang laat de beloning op zicht wachten?

En last but not least: hoe minder zelfvertrouwen, hoe minder waarde we hechten aan de uiteindelijke beloning. En hoe langer het duurt om de beloning binnen te halen, hoe meer we geneigd zijn om de taak uit te stellen.

Heeft iedereen last van uitstelgedrag op het werk?

Volgens het onderzoek van Piers Steel heeft maar liefst 95% van de mensen af te rekenen met één of andere vorm van uitstelgedrag. Slechts 20% is een chronische uitsteller. Misschien is er een neurologische of biologische verklaring? Of ligt het aan onze cultuur? Of omgevingsfactoren?

Beginnen doen we met de neurologische verklaring. De oermens ontwikkelde een sterk beloningssysteem in de hersenen. Dat neurale circuit is vandaag dominant in ons denken en handelen. We zijn dus geprogrammeerd om op te zoek te gaan naar beloningen en positieve emoties. Die uiten zich in verschillende vormen: plezier, blijdschap, extase en euforie. We zijn dus biologisch voorbestemd om op zoek te gaan naar instant-bevrediging in plaats van het uitvoeren van moeilijke en complexe taken.

Een studie uit Psychological Science stelt vast dat de omvang van de amygdala in de hersenen – een cluster van grijze materie in de hersenschors – een belangrijke rol speelt bij het nemen van beslissingen. Deze is groter bij mensen die uitstelgedrag vertonen. De verklaring: uitstellers maken zich meer zorgen over de onaangename emoties die gepaard gaan met een actie die afkeer opwekt – zoals een vervelende taak of klus. Uitstel is dan de weg van de minste weerstand.

Het internet en sociale media voegen een extra dimensie toe aan uitstelgedrag. Of beter gezegd: een extra, huizenhoge uitdaging. Afleiding sijpelt langs overal het werk binnen. Vandaag zijn er tal van goede en slechte redenen om iets uit te stellen. Diane Ballonad Rolland, expert in de materie, toont aan dat uitstelgedrag de afgelopen 40 jaar met zo’n 300% is toegenomen. Schrikbarende cijfers. De belangrijkste reden? Onze smartphone. Afleiding is nu altijd en overal beschikbaar. Uitstelgedrag wordt de norm. Het is namelijk véél makkelijker om snel nog even iets te checken of te bekijken op de telefoon, in plaats van meteen aan het werk te gaan.

De steile opmars van het thuiswerk is een extra katalysator voor uitstelgedrag. De thuisomgeving zit tjokvol afleiding. De befaamde full focus tijdens het telewerk vergt een extra inspanning voor fanatieke procrastinators.

Ook perfectionisten vertonen vaak uitstelgedrag, in het geval van lastige of complexe taken. De verklaring? Ze krijgen stress krijgen bij het vooruitzicht dat het resultaat niet 100% perfect zal zijn. En dan gaan ze het werk op de lange baan schuiven.

Is het überhaupt mogelijk om uitstelgedrag te overwinnen?

Een studie van Desktime, een app die onze activiteit tijdens het werk nauwgezet in kaart brengt, laat weinig aan de verbeelding over. De cijfers liegen niet: werknemers kunnen zich maximum één tot anderhalf uur aan één stuk concentreren. Vervolgens neemt het genotsgedeelte in onze hersenen het over. Om aan te sturen op een instant-shot plezier en vertier: een praatje bij de koffieautomaat, Instagram bekijken, een berichtje sturen, een nieuwssite checken... De meest ijverige collega’s op het werk kunnen deze cyclus zo’n 2 à 3 keer per dag herhalen. Met andere woorden: in het beste geval kunnen we ons 3 tot maximum 4 uur per dag concentreren.

Logisch dus, dat sommige arbeidsexperts de traditionele 9-tot-5-werkdag ernstig in twijfel trekken. Dat arbeidsregime is namelijk een erfenis van de Industriële Revolutie en het werk aan de lopende band, gebaseerd op het uitvoeren van eenvoudige en routineuze taken. Volgens dezelfde experts is het een misvatting om het aloude arbeidsmodel over te nemen in onze diensteneconomie, waar mensen vooral complex en intellectueel werk verrichten.

Kortom: een sluitende oplossing voor uitstelgedrag is er niet. Maar we kunnen het wel tot een minimum proberen beperken. Hoe? Door middel van enkele eenvoudige best practices. Wij maken je graag wegwijs!

4 tips om uitstelgedrag te counteren

Tip1: de chunking-techniek

De bekendste methode om uitstelgedrag tegen te gaan? Chunking! Of eenvoudig gezegd: een taak opsplitsen in kleine stukjes of ‘chunks’. In deze context is het een goed idee om vooraf het hele proces te visualiseren en nauwgezet in kaart te brengen – met een tijdlijn en een to-do-lijstje bijvoorbeeld. Elke keer werk je naar een nieuwe deadline toe. En elke stap brengt je dichter bij het einddoel: de voltooiing van het hele project.

Het opdelen van een grote taak in kleinere blokken, verlaagt de drempel om in actie te schieten. Met elke afgewerkte tussenstap beloon je je hersenen. En jezelf. Chunking is daarom een uitstekende manier om de kloof tussen intentie en actie aanzienlijk te verkleinen.

Tip 2: beter organiseren en plannen

Weet je niet waar eerst beginnen? En heb je constant het gevoel dat je overspoeld wordt met werk? Dan moet je dringend in gang schieten en doorwerken. Maar net op dat moment treedt het tegenovergestelde effect op. De enorme werkdruk is verlammend en resulteert onvermijdelijk in uitstelgedrag. In zo’n geval is er maar één oplossing: een strikte planning maken en aanhouden, om alle deadlines te halen.

Enkele handige tips om je werk beter te organiseren:

• Maak prio’s op basis van urgentie: onmisbaar als je verzuipt in het werk en je ’t even niet meer ziet zitten. Ben je van nature goed georganiseerd en gedisciplineerd? Dan mag je het to-do-lijstje gerust achterwege laten!
• In oplopende volgorde van complexiteit: ideaal als je last hebt van faalangst of kortstondige paniek. In dat geval ga je best aan de slag met een eenvoudige taak, die voldoening én vertrouwen geeft om ook de volgende taak aan te vatten.
• Volg de funfactor: de beste methode als je er geen zin in hebt. Start met de leukste of meest interessante taak. Dan volgt de motivatie vanzelf, om ook de andere taken tot een goed einde te brengen!

Tip 3: maak ruimte voor uitstelgedrag

Is het uitstelgedrag hardnekkig en onmogelijk te vermijden? Ben je verslaafd aan afleiding of (korte) pauzes? Dan moet je daar niet flauw over doen. Dus ga je de broodnodige ontspanning beter vooraf inplannen. Zo’n aanpak heeft als voordelen:

• Meer gemoedsrust: een gepland moment van ontspanning helpt om het schuldgevoel weg te nemen – dat onlosmakelijk is verbonden aan uitstelgedrag. Zo voel je je op slag een pak minder gestresseerd. Bovendien heb je dan altijd iets om naar uit te kijken!
• Hogere productiviteit: een moment van ontspanning, zoals een praatje met een collega, heeft vaak een positieve impact op de productiviteit. Vooral als we complexe problemen moeten aanpakken. En creatief moeten zijn in de zoektocht naar oplossingen. Zo’n sociaal momentje is een uitgelezen moment om onze nieuwsgierigheid en kennis te voeden. Ideaal om alles in het juiste perspectief te zien en out-of-the-box te denken. Dat resulteert uiteindelijk in een hogere output en productiviteit. Een onderzoek van Francesca Gino, professor in gedragswetenschappen aan de Harvard Business School, toont aan dat nieuwsgierigheid helpt om confirmation bias te vermijden – ook bekend als het zoeken naar informatie en antwoorden die onze (foute) overtuigingen bevestigen. Op die manier maken we dus minder fouten, en nemen we betere beslissingen!

Tip 4: go with the flow

Soms zit je gewoon in een goede flow op het werk. Hoe dat komt? Geen idee. Maar plots lukt het gewoon, en gaat het werk vliegensvlug vooruit. De concentratie is totaal, en met de motivatie zit het ook goed. Dan hoef je niet te twijfelen: laat je gewoon meedrijven met de flow en ga ervoor. Je moet het ijzer smeden als het heet is. Misschien een goede gelegenheid om straks wat langer door te werken? Meesurfen op de flow is ideaal om werk in te halen, of alvast een voorsprong te nemen.

Conclusie: uitstelgedrag is normaal en heel menselijk. Iedereen krijgt er vroeg of laat mee af te rekenen. De uitweg uit de impasse? Leer jezelf beter kennen en inschatten. Zo kan je het werk beter plannen en organiseren, op maat van jouw werkritme en nood aan afleiding. Met enkele eenvoudige tips en technieken kan je uitstelgedrag grotendeels counteren en ombuigen in een positieve workflow!