Un ATS est un logiciel de recrutement qui a le vent en poupe auprès des RH. Et à bien y réfléchir, son succès n’est pas près de s’arrêter. Sur plus de 3 millions de projets de recrutement qui se sont tenus en 2023, 61% des entreprises les ont jugés difficiles. C’est 4 points de plus qu’en 2022.

C’est pour dire à quel point recruter devient un exercice difficile. Pour attirer des profils qualifiés, les entreprises doivent s’outiller pour optimiser la gestion des recrutements et (re)mettre l’humain au cœur des processus. C’est là que l’ATS entre en jeu.

Qu’est-ce qu’un ATS ? Comment fonctionne-t-il ? Quels sont les avantages d’un ATS ? Comment le choisir ? Et quel est son coût ? Toutes les réponses dans cet article !

Qu’est-ce qu’un ATS ? Définition

Un ATS (pour Applicant Tracking System) est une solution qui est plus qu’un simple système de suivi des candidats. C’est un logiciel de recrutement complet qui permet aux équipes RH de mieux piloter l’ensemble du processus de recrutement : du sourcing à l’arrivée du collaborateur. Son objectif est de simplifier la gestion des candidats en centralisant les principales fonctions du recrutement et en automatisant les tâches chronophages et à faible valeur ajoutée.

Vous l’aurez compris : son principal atout est le gain de temps. Mais c’est loin d’être le seul ! Digitaliser vos processus de recrutement via un ATS offre d’autres avantages que nous allons aborder dans cet article.

Comment fonctionne un ATS ?

Un ATS est un outil constitué d’une suite de modules pensés pour le recrutement et qui s’adaptent aux besoins des entreprises. Vous trouverez deux manières de l’utiliser :

• soit l’ATS est directement intégré à un CRM ou à un logiciel SIRH qui regroupe tous les autres processus RH (paie, formation, entretiens, onboarding, etc.) ;
• soit l’ATS est un logiciel SaaS unique dédié au recrutement. Dans ce cas, il ne nécessite aucune installation sur les postes des collaborateurs.

Quels sont les avantages à recourir à un ATS ?

Recourir à un ATS pour gérer les processus de recrutement offre un grand nombre d’avantages aux RH et à l’entreprise. Voici les principaux :

Gagner du temps dans la gestion administrative de vos candidatures

Sans ATS, les recruteurs et RH passent beaucoup (trop) de temps à diffuser les annonces, à trier les CV et à traiter les candidatures. On estime que la diffusion d’une annonce sur un site emploi prend environ 10 à 15 minutes. Plus vos canaux de distribution sont importants, plus vous allez y passer du temps. Avec un ATS, votre annonce est diffusée en un clic sur le nombre de sites emploi de votre choix grâce à la fonctionnalité multidiffusions.

Le tri des CV est une tâche rébarbative et ce, que vous ayez une dizaine ou une centaine de candidatures à traiter. Avec un ATS, vous gagnez plusieurs heures. En effet, le logiciel de recrutement vous permet de centraliser les candidatures et la gestion de vos recrutements. Concrètement, les candidatures reçues sont stockées dans un seul et même espace. Vous pouvez visualiser en un clin d'œil l’avancement de vos recrutements, les derniers échanges avec les candidats et les commentaires de vos équipes.

De même, certains ATS prévoient la possibilité d’importer un profil en quelques clics depuis Google ou LinkedIn. Autrement dit, il vous suffit de choisir l’offre d’emploi à laquelle associer le profil et d’importer son CV.

L’autre tâche sur laquelle vous allez gagner du temps est le tri des CV puisque le logiciel s'en charge pour vous. Aussi, il est possible de programmer des réponses automatiques et personnalisées aux candidats.

Attirer des profils qualifiés en améliorant votre marque employeur

71% des entreprises considèrent les candidatures inadéquates (enquête Besoins en Main-d'Œuvre 2022 de Pôle Emploi). La pénurie de compétences est donc historique. Cette complication vous contraint à aller “chasser” les bons candidats. Pour les attirer et non pas leur courir après, il est nécessaire de travailler votre marque employeur pour la rendre attractive.

Certains logiciels de gestion de recrutement vous donnent la possibilité de créer votre page carrière facilement et ainsi partager les détails et les coulisses de votre entreprise aux candidats : culture d’entreprise, valeurs phares, vidéos de présentation du dirigeant et de l’équipe, visite virtuelle des locaux. C’est une excellente façon de booster votre attractivité, et d’aider les bons talents à se projeter et à postuler !

Une analyse de la performance de vos recrutements à la pointe

Combien de candidatures avez-vous reçues ? Quel jobboard fonctionne le mieux pour tel poste ? Combien de candidats voyez-vous en moyenne par recrutement ? Combien de temps mettez-vous en moyenne pour réaliser un recrutement ? Toutes ces données sont centralisées sur une unique plateforme. Vous pouvez ainsi analyser votre stratégie de recrutement et dégager des tendances qui vous permettront d’optimiser vos campagnes.

Comment choisir son ATS ?

Sur le marché, vous trouverez différents ATS. Certains proposent des fonctionnalités basiques et d’autres des fonctionnalités plus poussées, innovantes. Pour choisir le bon logiciel de recrutement pour vous, commencez par identifier vos besoins.

Ensuite, réalisez un benchmark des fournisseurs d’ATS existant sur le marché. Contactez les plus pertinents pour demander des informations détaillées de leurs offres : démo produit, brochures et devis personnalisés. Pour terminer, comparez les coûts, les offres et les fonctionnalités offertes par chaque ATS par rapport à vos besoins.

Combien coûte un ATS ?

Le coût d’un ATS varie en fonction de plusieurs facteurs : la taille de l'entreprise, le nombre d'utilisateurs, les fonctionnalités incluses, et la réputation du fournisseur. Les prix reposent sur un abonnement mensuel ou annuel, et certains prestataires peuvent également facturer des frais initiaux pour la mise en place.

S’il est difficile d’estimer le coût moyen d’un ATS, on considère que pour une entreprise qui compte plus de 1000 de collaborateurs et qui recherche un outil de recrutement robuste, complet, intuitif et simple d’utilisation, le coût oscille entre plusieurs milliers à plusieurs dizaines de milliers d’euros par an. Ce coût peut évidemment augmenter en fonction des fonctionnalités avancées telles que la personnalisation du site carrière, l'intégration avec d'autres systèmes RH, l'analyse des données de recrutement, etc.

En résumé, un logiciel ATS vous permet de suivre vos recrutements, de gagner du temps en automatisant des tâches chronophages à faible valeur ajoutée et d’optimiser vos campagnes de recrutement. Si l’on ramène le prix d’un ATS au coût moyen d’un recrutement raté (entre 30 000€ et 150 000€ (enquête HR Voice et Opensourcing), on ne peut que conclure que le retour sur investissement d’un ATS sera positif !