Iedereen die met recruitment te maken krijgt weet dat het vaak een tijdrovende taak is. Het posten van vacatures op verscheidene vacature websites, sorteren van Cv’s en het uitspitten van sollicitaties zijn vaak saaie en repetitieve taken, zeker wanneer het proces niet geautomatiseerd is. Gelukkig is er vandaag technologie in de vorm van een tool beschikbaar om dit proces te vereenvoudigen: ATS software.

Is ATS dan echt zo’n krachtige tool? Een studie door het Amerikaanse bedrijf Capterra, toont aan dat 75% van de recruitment en talent acquisitie managers gebruik maken van een ATS. Daarenboven vindt 94% dat het een positieve impact heeft op hun recruitment proces.

In dit artikel ontdekt u wat ATS software precies is en hoe u het kan inschakelen om zo uw recruitment proces te vereenvoudigen.

Wat is ATS software?

De afkorting ATS staat voor Applicant Tracking System. Oftewel vrij vertaald: een kandidaat tracking system. Het wordt soms ook wel gewoon "recruiting software" genoemd. Het is software die specifiek ontworpen is om uw sollicitanten te managen.

Dit type software is ontworpen om recruiters twee zaken te laten doen: Het organiseren van hun recruitment campagnes en het opvolgen van de voortgang in iedere onderdeel van het proces. Het optimaliseert de zoekopdrachten naar kandidaten, dit maakt het selecteren van de juiste kandidaten meteen een stuk gemakkelijker. Daarenboven geeft deze software de mogelijkheid om bepaalde onderdelen van het proces te automatiseren en zo een hoop kostbare tijd te besparen.

ATS software behandelt alles binnenin uw recruitment proces, van het posten van vacatures tot de effectieve onboarding van uw nieuw talent. Het is, zoals de titel al aangaf, een onmisbare tool voor een succesvolle recruitment.

Er bestaan twee types ATS software:

1. Lokaal: Iedere connectie op de interne server geeft u toegang tot de software.
2. SaaS (Service as a Software): Dit is toegankelijk vanuit de Cloud.

De meeste ATS software oplossingen maken gebruik van het SaaS model, dit dankzij de gemakkelijke toegang en veelzijdigheid. Het merendeel van de ATS software oplossingen hebben tevens applicaties beschikbaar voor smartphones of tablets en werken met een vereenvoudigd update proces.

Welke features bevat een ATS?

Iedere ATS solution is verschillend, maar de meeste beschikken over een aantal basis features. 

Zoals: 

• Het posten van vacatures op zowel de eigen carrière pagina als op verschillende vacature websites.
• Het delen van vacatures op sociale media.
• Het opslaan van reeds ontvangen sollicitaties.
• Sourcen en selecteren van geschikte kandidaten via automatische trefwoorden.
• Ontwikkelen van talent pools.
• Het automatiseren van communicatie via email templates en interview reminders.
• Voorbereiden van het onboarding proces.

Vaak heeft de meerderheid van de ATS oplossingen ingebouwde integraties die compatibel zijn met andere digitale services. Zoals messaging platformen, job boards en tools voor elektronische handtekeningen. Conclusie: een hoop tijd teruggewonnen.

De recruiter tool voor productiviteit en efficiëntie

Zoals je uit bovenstaande paragraaf kunt afleiden, is een ATS veel meer dan enkel een CV management systeem. Het versterkt de prestaties van uw bedrijf en is een volledig geïntegreerd onderdeel van uw recruitment proces.

In de volgende lijst bespreken we enkele van de grote voordelen die een ATS biedt:

1) Geoptimaliseerde recruitment

Door de centralisatie van hoe en waar u het recruitment proces opvolgt, bespaart u met een ATS een hoop tijd uit. Dit onder meer door het wegvallen van het tergende copy-paste werk van advertenties op verschillende websites. Met een ATS post u niet enkel vacatures op uw eigen website in enkele klikken, maar ook op allerlei andere job websites. Dit allemaal vanuit een enkel platform.

Een ATS vereenvoudigt tevens de zoektocht naar geschikte kandidaten, dit door meteen de meest geschikte profielen te tonen die aan uw criteria voldoen.

U kunt een ATS trouwens helemaal configureren volgens uw intern recruitment proces. Op deze manier werkt de technologie voor de recruiter en niet andersom.

Om geen perfecte matches te missen, gebruikt het sourcing platform Wiggli een doelgericht algoritme. Hiermee pre-kwalificeert het systeem meteen de meest competente kandidaten.

2) Het verstevigen van uw employer brand

Als kandidaat bestaat er wellicht niks frustrerender dan genegeerd te worden na het indienen van een CV en motivatiebrief.

Nu, het vergeten van een kandidaat te beantwoorden is iets wat iedereen wel eens kan overkomen. Desondanks kan deze menselijke fout, een negatieve indruk nalaten op het imago van uw onderneming.

Zeker als u kijkt naar de volgende infografiek van LaSuperAgence, waarin 72% van de ondervraagden, een negatieve candidate experience ofwel online of met iemand anders deelden.

Door het nauw en gedetailleerd opvolgen van de status van uw kandidaten, kunt u er van op aan dat niemand zomaar verloren geraakt in het recruitment proces. Dit betekent ook dat iedere kandidaat op de hoogte wordt gebracht van zijn of haar huidige status tijdens het proces.

Op deze wijze zullen kandidaten eerder een positief beeld van uw bedrijf overhouden en delen met de mensen rond hen.

Een bedrijf die een positieve candidate experience aanbiedt, maakt het zichzelf makkelijker talent aan te trekken. Een vicieuze cirkel.

3) Maak de juiste beslissingen

Rekruteren is vaak teamwork waarin meerdere mensen instaan voor het recruitment proces. Maar hoe krijg ik iedereen zijn mening te horen alvorens een besluit te vormen?

Via ATS oplossingen orkestreert u de communicatie tussen de verschillende partijen die betrokken zijn in het proces. Dit vereenvoudigt daarenboven ook het volgen van alle applicaties op individuele basis

Het vergaren van zoveel mogelijk informatie laat u uiteindelijk toe tijdig de juiste beslissingen te nemen.

4) Overzichtelijk personal data management

Zoals u weet, is het verzamelen van data vanuit applicaties onderworpen aan bepaalde regelgevingen beschreven in het GDPR (General Data Protection Regulation).

Als bedrijf kan het daarom gebeuren dat u bevraagd wordt over hoe u omgaat met de opgeslagen data.

Een ATS laat u niet enkel en alleen toe dergelijke date te beveiligen, ze wordt ook verzameld en opgeslagen in eenzelfde platform.

Een cruciale factor in praktisch data management en in het vermijden van potentiële inbreuken op de regelgevingen.

ATS oplossingen: software op maat

Er bestond een tijd waarin ATS enkel toegankelijk leek voor grote bedrijven en recruitment bureaus, vandaag kan het echter een oplossing zijn voor ieder bedrijf.

De meeste software pakketten werken vandaag met een op maat gemaakte fee, dit naargelang het aantal gebruikers en opties die u wenst. Zo betaalt u enkel voor wat u nodig heeft!

Kortom, all-in-one ATS oplossingen zijn een essentiële tool ontworpen voor iedereen die met recruitment te maken heeft.

Recruiters kunnen vanaf nu terug focussen op hun kerntaken dankzij het wegnemen van tijdrovende administratieve taken, die geen enkele meerwaarde creëren.

Door het opzetten van succesvolle recruitment campagnes helpt u uw onderneming groeien en bezorgt u het zelfs een competitief voordeel.

ATS programma’s zijn een geteste en bewezen manier om successen te behalen binnen een onderneming.